La transformación digital también optimiza la gestión de personal en campo

Aunque nos encontramos en plena era de la transformación digital, aún existen empresas que siguen haciendo las cosas de forma tradicional.

Es el caso de aquellas que basan su negocio en tareas que deben realizar con personal en campo usando registros en papel o en hojas de cálculo que hacen complicada la gestión, medición y calidad en los servicios que entregan.

Además de que las empresas no cuentan con una herramienta que les permita controlar la ubicación de los trabajadores, el personal en muchas ocasiones debe llevar un registro con evidencias fotográficas y videos de todas las actividades realizadas en campo. A esto hay que sumarle que consolidar la información necesaria junto con la evidencia fotográfica para generar los reportes y facturar sus servicios puede tomar días o semanas.

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Entendiendo que estas situaciones afectan la productividad y, por lo tanto, el negocio, Lavenir, por medio de su spin-off Lavenir Apps, ha desarrollado una plataforma como servicio que permite gestionar de forma efectiva las tareas de aquellas empresas que tienen personal en campo.

Con Umbrella las empresas están mejorando sustancialmente los costos que deben asumir al tener que contratar más talento humano que lleve el control de las actividades y el consecuente tiempo que toma generar los informes correspondientes.

Lavenir - transformación digital

Casos de éxito

Los beneficios de esta herramienta no se han hecho esperar. La multinacional española NAE ha implementado UMBRELLA para gestionar las tareas de más de 300 técnicos que realizan la instalación de equipos para una de las empresas de telecomunicaciones más grande en Colombia.

El uso de la herramienta ha optimizado la instalación y mantenimiento de equipos, un proceso que en este caso es crítico porque requiere cumplir tiempos estrictos según los requisitos regulatorios ordenados por MinTIC. De esta forma, UMBRELLA ha permitido disminuir de 15 días a dos o tres días las entregas de informes con evidencia de las actividades realizadas; adicionalmente se han atendido más de 3.200 servicios desde junio de 2017 hasta la fecha.

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Dos de las empresas de aseo en Bogotá que realizan la poda de árboles en la ciudad también usan UMBRELLA para llevar un registro detallado de todos los casos que son solicitados por la UAESP. La herramienta permite registrar fácilmente los datos de los árboles así como las fotografías del antes y después de la poda, y generar los informes con solo realizar un clic, tan pronto se realiza la actividad. Además, la función de georreferenciación de UMBRELLA permite ubicar más rápido los árboles que requieren el mantenimiento.

“UMBRELLA ha permitido disminuir de 15 días a dos o tres días las entregas de informes con evidencia”.

UMBRELLA, a través del contratista DVB Ingeniería, ha permitido mejorar los procesos de atención de 400.000 servicios de poda con Área Limpia y más de 6.000 con Bogotá Limpia. Más allá de registrar de manera adecuada las evidencias de las tareas y generar informes más rápido, estas han ahorrado costos importantes en recursos humanos pasando de tres personas que gestionaban la información a una que realiza otras actividades adicionales a la gestión de las tareas de poda. Adicionalmente, DVB Ingeniera ahorra más de mil hojas de papel mensuales que antes tenía que usar para imprimir las fichas técnicas correspondientes a los informes para interventorías.

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Con el respaldo de estos casos de éxito, Lavenir Apps está realizando pruebas con empresas de acueducto, energía y telecomunicaciones que buscan optimizar sus tiempos de atención y llevar un mejor control del personal en campo.

Pero el reconocimiento no solo llega por parte de sus clientes. Con UMBRELLA, Lavenir Apps ha sido escogida por Apps.co para hacer parte de la fase de Crecimiento y Consolidación de Negocios Digitales, un programa que busca maximizar el potencial de sostenibilidad de las empresas y que ejecutará la Corporación Ventures.