Equipos de trabajo online ¿Cómo funcionar correctamente?

Internet. Ha transformado nuestras vidas de una manera tan rápida que sorprende y a la vez nos hace pensar en todos los avances que se han logrado gracias a la tecnología.

Servicios y tipos de comunicación que antes no se podían imaginar, ahora están disponibles en un clic: transferencias electrónicas, llamadas telefónicas, videoconferencias, publicación de libros, compra y venta de artículos, y la lista es casi interminable. Parece que cada vez la distancia importa menos y esto aplica incluso en lo laboral.

Por experiencia personal, puedo decir que de mi equipo de trabajo sólo tengo el gusto de conocer a dos personas en la «vida real», ¿el resto del equipo? sólo por Skype, mail, Twitter, y algunas otras aplicaciones. Y esto empieza a ser algo cotidiano en campos o áreas relacionadas directamente con la tecnología -desarrollo de aplicaciones, publicación de contenidos, soporte técnico, etc.-; contratar a alguien sin conocerlo personalmente, entrevistarlo vía Skype, GTalk, visitar las redes sociales de los prospectos, enviar contratos por mail y pagar o recibir dinero vía transferencias electrónicas, es cada vez más la tendencia.

¿Pero cómo este tipo de relación laboral puede funcionar de forma adecuada para todas las partes involucradas? Lograr que todos estén comunicados, que se pueda contar con asistencia técnica o simplemente informar sobre actividades a realizar o temas pendientes, es posible con ayuda de Internet y una buena estrategia de trabajo.

VÍAS DE COMUNICACIÓN

Lo primero es establecer las vías de comunicación adecuadas, un canal en el que todos puedan estar al tanto de las actividades de los demás o estar disponibles para tratar temas de interés general, en este caso puede ser útil que todos definan si sólo se enviarán correos electrónicos, si deben tener Skype y unirse a un grupo particular o si se prefiere alguna otra herramienta online como GTalk. Una vez establecido el medio de comunicación preferido, quizás se pueda evolucionar -o combinar- a otras plataformas como Whatsapp, KIK o HeyTell.

ESTABLECIENDO HORARIOS

Si eres parte de un equipo online e internacional, se tendrán que tomar en cuenta las zonas horarias. Puede que tu te encuentres en Chile y estés disponible a las 7 de la mañana para una videoconferencia, pero tu compañero en México, lo más probable es que esté durmiendo a las 5 de la mañana porque son dos horas menos en su país. Si hablamos de Europa o Asia, las diferencias serán aún mayores, por lo que es muy importante tomar en cuenta este factor que puede parecer poco, pero que es indispensable para organizarse de forma correcta, dejar que todos «mantengan» el horario de su país, y así todos trabajarán a gusto y estarán al tanto de los tiempos adecuados para cada actividad -llamadas, conferencias, publicación de información o vencimiento de fechas/tiempos límites.

Tip: Los teléfonos móviles cuentan con reloj mundial, que te permite añadir diversas ciudades del mundo, con lo que puedes estar seguro de los horarios de tus colaboradores o compañeros, o simplemente consultarlo online.

COMPARTIR INFORMACIÓN

Antes compartir información significaba enviar un correo tradicional -si, ese que tenías que depositar en un buzón, con su consabido sello postal-, o si el tiempo apremiaba, enviar un fax era lo ideal. Sacar copias de cada hoja, archivarlas, corregirlas o reenviarlas, era una labor ardua, contamos con el correo electrónico desde 1971 –¡gracias Ray Tomlinson!-, pero su uso tardó en popularizarse ya que los primeros mails fueron creados para comunicación gubernamental. Ahora es la carta fuerte de muchos sitios y sin duda una gran opción para intercambiar información.

Tip: Los integrantes de los equipos pueden crear carpetas dentro de sus correos para organizar la información que enviarán sus compañeros o jefes, si son muchos MB (o GB) en archivos, existen sitios como Dropbox,  WeTransfer o Jetbytes, que de manera gratuita te permiten hacer almacenamiento y envío de grandes volúmenes de información. Escojan la mejor opción, aquella que se adecue a sus necesidades.

ORGANIZAR TEMAS/ASIGNAR TAREAS

Del mismo modo que con los horarios, asignar tareas u organizar temas, es básico en los equipos a distancia. ¿Cuántas veces olvidamos el contenido de un mail cuando se vuelven largas cadenas de comunicación?, al igual que con la agenda, lo que podemos hacer es utilizar la información necesaria y organizarla de forma colectiva; por ejemplo, si eres parte de un equipo de community managers que manejan una misma cuenta, es necesario saber lo que los demás están haciendo para mantener coherencia y calidad en los contenidos, que mejor que un espacio que permita a los demás saber lo que tu haces, ver los temas en los que cada quien trabaja o asignar actividades al momento, así como obtener reportes del progreso.

Tip: Google Docs, Trello o BaseCamp sin duda harán tu vida más sencilla, los dos primeros son gratuitos -uno viene integrado en el correo-, y Basecamp ofrece una prueba gratuita de su servicio por 45 días.

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Espero que estos consejos te sean de utilidad, ¿trabajas en un equipo online?, ¿qué herramientas utilizas actualmente para comunicarte con ellos?, ¿qué otros servicios recomiendas en base a tu experiencia? Me gustaría saberlo.