Cuatro beneficios que traerá la facturación electrónica para las Pymes

Para la startup colombiana Alegra con la factura electrónica todo se hará en un solo paso, tan simple como enviar un correo electrónico.

De acuerdo al equipo de Alegra.com, el software para administración y facturación en la Nube, la implementación de la facturación electrónica en Colombia permitirá realizar de manera más rápida y sencilla los procesos administrativos de las pequeñas y medianas empresas (Pymes) generándoles ahorros en el uso de papel, optimizando el tiempo, reduciendo gastos de transporte y disminuyendo errores.

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Hoy en día, hacer una factura es un proceso que toma varios pasos: se debe entregar, firmar y devolver una copia. Si además de eso tenemos que hacer un cambio en la factura, anularla o hacer una nota crédito, el proceso se duplica o triplica. Con la factura electrónica todo se hará en un solo paso, tan simple como enviar un correo electrónico.

Estos son algunos de los beneficios que traerá la facturación electrónica:

Movilidad

El mayor beneficio que la Nube ofrece es la movilidad, ya que nos permite estar conectados 24 horas al día y desde cualquier lugar a través de un mismo dispositivo.

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Si comparamos la experiencia de los negocios con las cajas registradoras, esta nos vuelve dependientes a un lugar físico. Por el contrario, la factura electrónica está en la Web y se puede elaborar y acceder desde cualquier lugar con solo una conexión a Internet. El acceso a la información y la factura es posible incluso desde equipos móviles, permitiendo llevar los negocios de una manera más eficiente y práctica hacia la portabilidad.

Costos bajos

A diferencia de las facturas en papel que requieren hacer una inversión inicial, con costos de operación y riesgo de pérdida, la factura electrónica tiene muy bajos costos y su utilización disminuye gastos administrativos como de aquellos de emisión y de almacenamiento.

Seguridad

Otro beneficio de la factura electrónica es la seguridad, ya que con un protocolo electrónico es mucho más difícil que una empresa sea suplantada o que se utilicen sus datos para manipular información de terceros. La Nube es un lugar seguro para el almacenamiento de datos, y establecer protocolos de emisión de facturas electrónicas disminuye las probabilidades de que las empresas vean su integridad vulnerada a razón de una factura.

Las experiencias en otros países de América Latina

El paso a la factura electrónica es una tendencia en la región y un modelo ya probado en otros países. Actualmente en Chile y México es obligatoria para la mayoría de los negocios, y se ha iniciado un camino similar en Perú y Ecuador.

En el caso de México, que es el país que más tiempo lleva con la implementación y dónde se encuentra más madura la tecnología, es interesante ver como todos los negocios o personas que realizan actividades económicas han adaptado el modelo. Por ejemplo, si se toma un taxi, se puede solicitar a este una factura electrónica que se recibirá en el correo electrónico.

Los resultados en general han sido muy buenos y han generado impactos positivos, permitiendo a muchas empresas agilizar sus procesos y descubrir todos los beneficios de Internet.

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Otra experiencia destacable es la vivida en Chile, donde se está iniciando el proceso de manera obligatoria. Sin embargo, esta práctica tiene ya varios años existiendo y siendo común debido a las ventajas que el sistema representa.

Para el caso de Perú, al igual que Colombia, se encuentra en la primera fase de implementación con un reciente lanzamiento del modelo de facturación y promoción. En ambos países, se tiene planeado hacer el uso de la factura electrónica obligatoria en los próximos 2 años.

A modo de recomendación, es importante para las Pymes saber elegir el software de facturación más completo, que cumpla no solo con la facturación sino que además permita administrar grandes cantidades de facturas en un solo lugar.

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