¿Qué hacen los empleados con la información de su empresa al salir de la oficina?

Algunas prácticas laborales de las empresas y sus empleados, están poniendo en riesgo la seguridad de los datos corporativos.

La seguridad de la información corporativa es responsabilidad de empleados y compañías.

Los hábitos del manejo de la información corporativa que hoy tienen las empresas y sus empleados en Colombia, en su mayoría, ponen en riesgo dicha información. El uso constante de aplicaciones y herramientas gratuitas que cualquiera puede descargar, ha llegado al ámbito profesional y son pocas las compañías que han establecido una política de manejo de datos. Muchos empleados usan sus correos y dispositivos personales con fines laborales, o hacen uso de memorias USB para trasladar información, dando paso a brechas de seguridad que comprometen la información corporativa.

De acuerdo con el más reciente estudio de Citrix sobre El trabajador Digital qué busca y cómo trabaja, existen prácticas poco seguras en las que incurren tanto empleadores como empleados y que se podrían enmarcar en tres importantes aspectos:

La forma en la que se accede a la información de la empresa

La proliferación de dispositivos ha posibilitado un ambiente en el que los empleados pueden ser productivos independientemente del lugar donde estén, sin embargo, si la compañía no tiene establecida una política completa de acceso seguro a los datos corporativos, esta práctica podría estar posibilitando un escenario inseguro. De acuerdo con el estudio, el 75 % de los móviles que se usan para trabajar son de los empleados y no de la compañía y 42 % de los encuestados declaró que la compañía para la que trabaja no toma ninguna medida de seguridad para separar la información corporativa de sus datos personales.

La forma en la que se intercambia información corporativa

A muchas compañías les preocupa la seguridad de su información en el intercambio constante de correos electrónicos o mensajes corporativos en aplicaciones que no se desarrollaron para tal fin. Dichas herramientas, no están diseñadas para un ecosistema empresarial y su uso puede acarrear no sólo problemas de privacidad sino, además, problemas de seguridad importantes para la empresa. El 74 % de los empleados colombianos declara que discute con sus colegas los pendientes laborales a través de WhatsApp, aun cuando el correo electrónico sigue siendo la herramienta preferida a la hora de establecer contacto (90 %).

El 70% de los encuestados admite que reenvía documentos corporativos a su correo personal y adicionalmente, gran parte de los encuestados admitió alojar información empresarial en aplicaciones no corporativas como Google Drive 40 %, DropBox 25 % y OneDrive con un 16 %.

La forma en que las empresas establecen protocolos de seguridad

En la actualidad, de las compañías en Colombia solo el 26 % toma alguna medida de seguridad para separar la información corporativa de los datos personales en los dispositivos que son propiedad de los empleados, dando paso a que su información sea vulnerable. Según la investigación, el 57 % de los empleados no ha recibido alguna capacitación o manual sobre conductas apropiadas para el resguardo de datos corporativos, lo que demuestra que hace falta avanzar en mayor medida en materia de seguridad.

¿Qué hacer al respecto?

El 81 % de los encuestados considera que la seguridad de la información corporativa es una responsabilidad compartida entre empleados y compañía. Es importante entonces contar con un manejo adecuado de la información a través de una solución de virtualización, que permita llevar los datos a la nube y estructurar un acceso sencillo de forma segura.

Para facilitar el trabajo a los colaboradores también es clave contar con una solución de colaboración e intercambio de archivos a través de plataformas confiables, en las que ni los datos se verán comprometidos, ni la experiencia del usuario se verá afectada.

Es claro que los empleados necesitan poder acceder, sincronizar y compartir archivos fácilmente desde el dispositivo que estén usando, pero las compañías deben establecer las herramientas adecuadas que generen confianza en todos los miembros de una compañía.

Hoy día, es posible manejar la información de forma segura sin tener que limitar la experiencia del trabajador; y para lograrlo, es clave establecer con claridad políticas y protocolos sobre el manejo de la información corporativa.