Optilodging, la herramienta esencial para potenciar pequeños y medianos hoteles

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Con más de 300 establecimientos afiliados, Optilodging ha tenido un crecimiento sostenido que le ha permitido instalarse en distintas ciudades de Latinoamérica a un ritmo acelerado.

Un grupo de jóvenes emprendedores egresados de la Universidad Nacional de Colombia en Medellín encontró una idea de negocio para crear Optilodging luego de realizar un trabajo de investigación acerca de las necesidades tecnológicas existentes en las PYMEs del sector turístico.

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Sus creadores, el ingeniero industrial Luis Alfonso Ramirez Ríos, y el ingeniero de sistemas Luis Fernando Montoya, descubrieron que en el sector hotelero existía la necesidad de desarrollar una herramienta administrativa enfocada a pequeños hoteles, que fuera fácil de manejar y a un precio accesible.

Optilodgingn trabaja básicamente con un modelo de negocio de afiliación. Así lo explica Luis Alfonso Ramirez Ríos, representante de la compañía: “Ofrecemos un software bajo el modelo de servicio (SaaS) donde los establecimientos afiliados pagan una tarifa mensual cuyo valor máximo es de USD35 mensuales. Un precio totalmente accesible para pequeñas empresas”.

“Tradicionalmente lo que estas empresas encontraban en el mercado era sistemas como ZEUS o AMADEUS; que son muy costosos y estructurados mas para hoteles mas grandes y cadenas”.

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Hoy la plataforma cuenta con más de 300 establecimientos afiliados, entre hostales, pequeños hoteles, posadas y apartahoteles, con un crecimiento sostenido que le ha permitido instalarse en distintas ciudades de Latinoamérica a un ritmo acelerado, entre las que se destacan: Medellin, Cartagena, Cali, Bogotá, Santa Marta, Quito, Ciudad de Mexico, Managua, Buenos Aires, Montevideo y Ciudad de Panamá.

“Nuestro objetivo, para el año 2016, es conformar alianzas comerciales con asociaciones y todo tipo de organizaciones gremiales conformadas por pequeñas y medianas empresas hoteleras. Queremos que todos estos empresarios conozcan la herramienta y migren del papel y las hojas de Excel a un sistema de gestión eficiente que contribuye de forma real al crecimiento sostenible de sus empresas”, concluyó Luis Alfonso.

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Todas las funcionalidades de Optilodging responden a las necesidades fundamentales de los pequeños y medianos hoteles de Latinoamérica, convirtiéndolo en el software en la nube preferido por sus administradores.

A continuación conoce las cinco funcionalidades que le han dado el éxito a Optilodging y le hacen la vida fácil a sus usuarios:

1. Registrar y consultar reservas

El tema de mantener la información de las reservas al día muchas veces se torna como el problema principal para los pequeños o medianos hoteles. Si no se cuenta con un software adecuado es normal que se presenten casos de overbooking, es decir, sobrevender la misma habitación a dos clientes diferentes, obligando a comunicarle a una de las personas interesadas que no hay disponibilidad, generando mala reputación y un mal servicio. Optilodging soluciona este asunto permitiendo que los administradores de los pequeños y medianos hoteles tengan toda la información al día sin ninguna confusión, para que ofrezcan el mejor servicio a sus clientes.  

2. Gestionar las cuentas de cada huésped

Pagos, consumos, descuentos, check in, check out, entre otras, son las actividades que se hacen a diario dentro de un hotel y pueden ser muy agotadoras, más cuando se tiene toda la información en papeles o en un sistema administrativo que no es eficiente. Por ejemplo, cuando un cliente consume diferentes productos dentro del hotel como bebidas, alimentos o servicios y no se cuenta con una herramienta adecuada para gestionar estas cuentas es probable que se generen confusiones, como cobrar más o menos dinero. Con la funcionalidad de gestionar las cuentas se evitan las pérdidas de dinero y se aumenta la eficacia en el servicio que se les ofrece a los huéspedes.

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3. Generar e imprimir facturas

La funcionalidad de generar facturas desde el computador fue creada para ayudarle a los administradores de medianos y pequeños hoteles a facilitar el proceso contable, pues las facturas manuales tienden a tener altos márgenes de errores. Además, agiliza el proceso de crear la factura a los huéspedes en tan solos segundos, de acuerdo a los requisitos de la legislación local.

4. Reportes para contabilidad

Cuando se llega a final de mes y los hoteles tienen que generar todos los reportes requeridos por sus contadores, sin duda es uno de los momentos más engorrosos. Con Optilodging lo anterior se puede hacer en cuestión de minutos y evitando un caos de información.

5. Control de usuarios encargados

Uno de los principales problemas que posee un administrador hotelero es poder ejercer un buen control sobre las transacciones que son encargadas a los empleados. Con Optilodging los administradores pueden crear usuarios para cada empleado y asignarle a cada uno permisos o restricciones especiales que facilitan el control sobre el flujo de dinero.