Cuatro formas inusuales para mejorar tu forma de trabajar

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Nosotros en nuestra empresa, no tenemos jefes, somos todos programadores y la verdad que es muy fácil saber quién está haciendo un excelente trabajo.

Por: Cristian Rennella, cofundador y director de MejorTrato.com en Perú

En estos últimos ocho años, probamos exactamente 22 formas distintas de trabajo con el objetivo final de optimizar al máximo posible la eficiencia con la cual hacemos internamente nuestras tareas.

Luego de muchos errores y aprendizajes, finalmente nos quedamos con cuatro mecanismos que nos ayudaron a crecer un 204% en facturación en el último año con 34 personas que forman parte de nuestro equipo hoy en día.

A continuación me gustaría compartir contigo estas cuatro formas exitosas de trabajo porque estoy totalmente convencido de que te pueden ayudar también en tu pequeño / mediano negocio:

1. Comienza por eliminar el uso del Email

El punto inicial está en reestructurar por completo la forma en que te comunicas internamente en tu empresa. Debes entender que en 2016 no puedes seguir utilizando una herramienta que fue creada 23 años atrás. Si no, te invito a que me digas qué otra tecnología utilizas que tenga más de 20 años.

El problema con usar el email es que genera una ineficiencia que no puedes percibir a simple vista, pero que definitivamente esta impactando negativamente tu empresa. Dicho en pocas palabras: el correo electrónico destruye la interacción grupal.

Para empezar, el problema más grande es que cuando utilizas el email, toda la información queda encapsulada puertas adentro entre quien esta enviando el correo y quienes lo están recibiendo (nadie más tiene acceso). Esto hace que todo el resto de tu organización no pueda estar actualizado en tiempo real con esta información.

Por lo tanto, si el día de mañana quieres sumar a un nuevo integrante a tu proyecto, esta persona carecerá de un lugar para buscar en forma organizada y clara de todo lo desarrollado anteriormente.

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En base a este inconveniente, fue que creamos nosotros mismos una herramienta interna de comunicación que es simplemente una lista completa de los proyectos en los cuales la empresa esta trabajando. Todo empleado tiene acceso y puede ver que se esta trabajando en cada proyecto y el historial de cada interacción que sucedió en el mismo.

Supongamos que alguien se quiere sumar en algún proyecto que esta actualmente en curso, con solo entrar a esta herramienta y seleccionar el de su interés, en forma individual va a poder ponerse al día y comenzar a aportar su trabajo para que el proyecto avance.

E incluso, hay que tener en cuanta que no va necesitar distraer y quitarle el tiempo de trabajo a otro empleado que actualmente esta trabajando para que le explique todo lo hecho hasta el momento.

Para finalizar con este punto, hoy en día ni siquiera es necesario que desarrolles tu propia herramienta interna de comunicación como hicimos nosotros, con lo cual puedes empezar ahora mismo, por ejemplo utilizando Slack. Es una buena opción, nosotros de a poco empezando a probar este software y estamos conformes con el mismo.

2. Continua por eliminar las reuniones

Una vez que transformaste las comunicaciones internas al eliminar los emails, el siguiente paso es eliminar las reuniones.

En nuestra compañía probamos primero con reducir su tiempo a máximo 15 minutos ó reducir la cantidad de reuniones a máximo una por semana, pero esto no fue suficiente.

Si bien reducir la frecuencia y longitud de las mismas te puede ser útil al principio para poder finalmente eliminarlas, el objetivo primordial está en que comprendas que una reunión tiene que ser vista como una “interrupción”. Y qué significa esto?.

Significa que estas matando la productividad de tu equipo de trabajo.

A modo de referencia, por ejemplo, un programador necesita cuatro horas seguidas de trabajo, sin ninguna interrupción, para alcanzar su máxima concentración y poder así desarrollar su mejor trabajo. Lo ideal entonces sería que tenga cuatro horas por las mañanas y cuatro horas por la tarde, dejando una hora en el medio para almorzar. Sin ir más lejos, esta es la clave que nos ha llevado a nuestros mejores resultados.

Como comparte el reconocido emprendedor Jason Fried, cofundador de Basecamp, en TED: “¡¿Por qué el trabajo no sucede en el trabajo?!”.

3. Ahora es el momento de eliminar los jefes

Si alcanzaste los dos pasos iniciales: primero eliminar los emails y en consecuencia que toda la información sea accesible libremente para que tus empleados puedan aportar su trabajo diariamente y además en segundo lugar eliminaste las reuniones, entonces ¿por qué mantener los jefes?.

Como seguramente también lo pudiste observar en tu negocio, hay un error importante de concepto en la gran mayoría de los programadores que piensan que para lograr un aumento de sueldo deben ser jefes. Cuando en realidad son ellos los responsables del trabajo más importante dentro de tu compañía.

Y sumando además a que si sus mayores virtudes están en programar, ¿qué sentido tienen que ahora se dediquen a liderar gente?. Difícilmente estas habilidades van a ser compatibles y casi seguro vas a terminar perdiendo un excelente programador para ganar un jefe mediocre en sus tareas.

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Con los avances de tecnología actual, no es necesario que alguien nos esté controlando todo el tiempo mirando por arriba de nuestro hombro (como sucedía en la era industrial). Si todos tenemos acceso en tiempo real para ver que está haciendo el otro, es sumamente evidente quién está haciendo bien su trabajo y quién no.

Nosotros en nuestra empresa, no tenemos jefes, somos todos programadores y la verdad que es muy fácil saber quién está haciendo un excelente trabajo.

Como compartió Larry Page en este artículo: “Un programador no debería ser supervisado por una persona con limitados conocimientos técnicos”.

4. Por último, elimina un día de trabajo

Seguramente has escuchado hablar en muchas ocasiones sobre: “El balance entre el trabajo y la vida”. Si bien es un tema muy importante, creo que pocos ofrecen una solución concreta y real.

La verdad esta en que es complejo querer encontrar un balance cuando en realidad uno dedica cinco días de la semana a trabajar y solo dos para todo el resto (familia, deporte, recreación, etc.), básicamente imposible.

Pero si puedes implementar los tres puntos anteriores de esta nota con éxito en tu empresa, vas a comenzar a notar que tu eficiencia de trabajo mejora y en consecuencia, más trabajo es realizado en menos tiempo. Esta fue la razón por la cual pudimos implementar trabajar cuatro días de la semana (de lunes a jueves) y disponer de un 50% más de tiempo para la familia (de viernes a domingo).

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Incluso, si puedes realizar este cambio, vas a encontrar dos ventajas adicionales que nosotros no tuvimos en cuenta pero que fueron muy positivas:

  1. Termina siendo una ventaja competitiva para el momento de buscar talento de primer nivel para sumar a tu empresa. Y además ayuda a retener tu equipo actual, ya que hoy en día la movilidad laboral de una empresa a otra es algo muy delicado.
  2. Disminuye drásticamente las ausencias por turnos médicos, debido a que pueden utilizar libremente los días viernes para cualquier control o consulta médica que sea necesaria.

Conclusión

Prueba cada uno de estos cuatro puntos a la vez. No todos juntos, va a ser un cambio de paradigma muy grande para tu negocio.

Realiza pruebas pequeñas iniciales y ajusta con el tiempo. Entre uno a tres meses de prueba, por ejemplo, prohibiendo el uso interno del email y utilizando solo una plataforma común y abierta de comunicación institucional. Al final del periodo de prueba, corrige errores e implementa mejoras y sugerencias.

Este es un camino con nuevas iniciativas desafiantes e interesantes pero definitivamente vale la pena. Si tu no lo haces, tu competencia lo hará, ellos serán más eficientes y además podrán conseguir el mejor talento del mercado porque pueden ofrecerles mejores beneficios de trabajo.