¿Cómo tres jóvenes generan valor en las empresas a partir de la innovación?

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Hospitales, clínicas y empresas de diferentes sectores encuentran un aliado en el proceso de nómina de Caudata, una plataforma hecha en Colombia.

Tres jóvenes egresados de ingeniería de sistemas de la Universidad Industrial de Santander en Colombia, unieron esfuerzos desde 2012 para emprender. Inicialmente crearon EasyDev, un proyecto que participó en la prueba piloto de la Cámara de Comercio de Bucaramanga para la etapa de “Ideación”, allí aprendieron de pitch, crearon su modelo de Canvas, mejoraron sus estrategias comerciales y fortalecieron temas importantes a la hora de iniciar un negocio con base tecnológica.

EasyDev le apostaba a la generación de software rápido, desarrollando varios sistemas en empresas reconocidas de Bucaramanga. Sin embargo, la inexperiencia y la falta de recursos detuvieron el proyecto. La Federación Sectorial y Gremial de Empresarios y Trabajadores, FET, le solicitó al grupo que crearan un sistema de nómina completo que tuviera en cuenta la capacidad de personal en empresas con un número alto de empleados además de los diferentes tipos de contratación en las empresas.

Los primeros pasos de Caudata

William García, Remberto Luna y Javier Moreno, tenían claro que querían emprender, si bien, su primer idea de negocio debía replantearse, tenían las ganas, el conocimiento y la experiencia en desarrollo de software. Paso a paso crearon un sistema que controlara la nómina de los trabajadores, empezaron con entidades como el Hospital Universitario de Santander y se detectaron problemas como el gran número de ausencias injustificadas, gracias a este hallazgo se implementaron estrategias que ayudaron a disminuir el número de estas novedades.

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Los creadores de Caudata.

Con la prueba piloto procesaron la nómina de 800 trabajadores y les sirvió para arreglar detalles y que ese mínimo producto viable se convirtiera en una herramienta útil, robusta y que generará valor para las empresas.

Desde marzo de 2014 empezaron a implementar el sistema de Caudata como servicio en línea con diferentes empresas en Bucaramanga y Barrancabermeja en las cuales han tenido gran aceptación gracias a la tranquilidad y confianza que generan.

Funcionalidades

Caudata es un sistema para la gestión de nómina que va desde el proceso de contratación, control de turnos y novedades, hasta los beneficios legales de los trabajadores como pagos de primas, cesantías, vacaciones y liquidaciones de un empleado. El principal objetivo es reducir la operatividad y el reproceso de información que se genera en las diferentes empresas, centralizando en una sola plataforma el manejo de archivos para pagos de seguridad social, contabilización y pagos a entidades financieras y evitar sanción por parte de los entes reguladores como la Dian y la UGPP.

Casos de éxito: Clínicas y hospitales con un mejor servicio

En clínicas y hospitales la gran cantidad de personal que rota y el registro de novedades no permitían que se actualizara la nómina de los trabajadores a tiempo. Caudata se implementó en el Hospital Universitario de Santander y en tres meses ayudó a disminuir hasta en un 80% el proceso operativo que se genera día a día. Como resultado, contribuyó a la disminución de 164 a 23 ausencias injustificadas en los primeros tres meses de haberse implementado, reduciendo costos de cerca de US$ 8.000 que representaba cubrir el personal ausente. Los problemas en las faltas de asistencia de los empleados, los sobrecostos en recargos y horas extras para cubrir los faltantes y el control de la seguridad social, fue resuelto.

Una clínica reconocida de Santander, también presentaba problemas mes a mes con la nómina debido al tiempo y esfuerzo que requería consolidar y revisar el proceso y el gran volumen de información antes del pago. Los turnos y novedades generados mensualmente no se podían enviar a facturación en el momento preciso, lo que retrasaba los pagos de las empresas a las que brindan sus servicios. Lo anterior fue mejorado gracias al uso de la herramienta.

Logros como equipo

Como equipo fueron finalistas en el programa de Ideación presentándose en el Demo Day Nacional. Ganaron capital semilla de la Fundación Bavaria y fueron galardonados con el Reconocimiento a la Innovación de la CCB en 2013. Cuando se consolidaron como empresa facturaron cerca de US$ 30.000 en el primer año.

Actualmente procesan más de 30 nóminas en línea y mensualmente calculan los pagos de más de 4.500 trabajadores para empresas en Bucaramanga, Barrancabermeja y Bogotá, todo esto logrado en un periodo de 22 meses.

“Hemos crecido de manera interdisciplinaria. Para emprender, el equipo debe tener habilidades administrativas, comerciales, creativas y de comunicación, no basta con tener la capacidad de construir productos funcionales”, aseguró Javier Moreno, integrante de Caudata.

Todo el esfuerzo de Caudata ha ayudado a la generación de empleo. En 2015 pretenden expandirse a más ciudades y ser el sistema de nómina preferido en las empresas de Colombia.

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