Desafíos de los equipos de trabajo globales: Fobia a las reuniones y por qué todo se reduce a la comunicación

skype-group-video-calls
El especialista en diseño de experiencia de usuario disertará en la Interaction South America 2014 sobre cómo mejorar el desempeño de equipos de trabajo diseminados por el mundo

Si hay algo que la tecnología ha modificado sustancialmente, es la forma de trabajar. En un escenario completamente globalizado y con un mercado de trabajo mundializado, compañías y startups, globales, regionales o incluso locales tienen la posibilidad de tercerizar parte de su trabajo a otras latitudes o bien contar con parte de los equipos diseminados por todo el mundo. Entre las startups, es común que parte del equipo de los desarrolladores o diseñadores se encuentren en Latinoamérica mientras que los founders y la parte comercial pueden estar en US o Europa.

¿Cómo eso modifica la dinámica diaria de trabajo cuando te encuentras a un viaje en avión de tu compañero o de quién decide respecto del rumbo de tu proyecto?

A estudiar e investigar qué pasa con los equipos de trabajo globales dedicará su charla Itamar Medeiros en el marco de la conferencia Interaction South America 2014, la conferencia latinoamericana de diseño de interacción y experiencia de usuario que se celebrará del 19 al 22 de noviembre por primera vez en Buenos Aires. Medeiros, de Brasil, actualmente vive en Bonn (Alemania), donde trabaja como Senior User Experience Designer en Roamworks y promueve Diseño de Experiencia de Usuario en Köln International School of Design. Trabaja en la industria de Tecnología de Información desde 1998 ayudando a las empresas globales en varios países (Brasil, China, Alemania, Países Bajos, Reino Unidos, Estados Unidos, Hong Kong) para crear una gran experiencia de usuario a través de la defensa de los principios de diseño e innovación.

Itamar Medeiros
Itamar Medeiros

Clarisa Herrera Los problemas de los equipos globales de trabajo no están en las agendas del Management o al menos no es un tema de gran importancia…

Itamar Medeiros Esta modalidad de trabajar con personas alrededor del mundo es muy común en las economías que tienen peso de outsourcing, pero al principio yo creía que esto era más frecuente por ejemplo en India, China pero veo que afecta a compañías, startups y equipos de trabajo en todos lados, en América Latina también.

¿De qué observaciones o problemáticas partes?

Uno de los ejes de mi charla tiene que ver con el hecho que muchas personas, o la mayoría, van a la universidad –y me refiero al diseño en mi caso particular pero lo podemos aplicar a muchos campos de acción- y aprenden a cómo usar todos los programas de diseño, o aprenden la parte conceptual o creativa del diseño y lo hacen o bien por su cuenta, o bien, con equipos con el que comparten el mismo espacio.

Estimo que ese escenario puede no ser el real del trabajo ¿verdad?

Exacto. Cuando trabajas en una multinacional por ejemplo, con equipos globales que trabajan alrededor del mundo eso no ocurre y está de hecho muy alejado de lo que ocurre realmente, en la mayoría de los casos las personas con las que tienes que trabajar diariamente nunca van a estar en la misma habitación que tu o más importante que esto, las personas que tienen que decidir sobre el proyecto en el que estás trabajando pueden estar directamente en otro huso horario. Hay un gap, estamos entrenados para trabajar de una manera pero cuando vamos al trabajo concreto las cosas ocurren de una manera completamente distinta, esto lo que vengo viendo en mi experiencia personal y también en investigaciones que he realizado al respecto, luego de entrevistar cantidad de personas en este tipo de situaciones y desafíos.

Haces mucho hincapié en la necesidad de la comunicación fluida y diaria ¿por qué?

Lo que encontré es que hay muchos preconceptos que circulan que tienen que ser desterrados. Por ejemplo, muchas personas o compañías piensan que si tienen las herramientas correctas –que todo el tiempo están evolucionando- o si pueden prototipar de una cierta manera en iOS sus problemas están solucionados. Y sí, esas herramientas pueden ayudar mucho pero hay cuestiones de procesos y mangament que tienen que funcionar bien para que el proyecto avance. La cuestión no tiene que ver tanto con herramientas sino con la forma en la que nos comunicamos.

¿Qué obstáculos encontraste en términos de comunicación con los equipos globales?

Las formas y las dinámicas con las que las personas se comunican cuando trabajan, por ejemplo, tomar un café, jugar ping pong o algún otro juego recreativo –se de muchas startups que tienen salas de este tipo- son importantes porque muchas veces en estos entornos toman decisiones centrales para sus negocios, en situaciones informales. Eso no es posible cuando estás a un avión de distancia de tu compañero de trabajo. Entonces, cuando esto no ocurre, no podemos optar por “envío un mail esta noche y mañana veremos cómo avanzamos con este tema” y esto es muy usual en los equipos que trabajan remotos.Hay que tener una estructura de comunicación organizada e intensiva en esos casos cuando por ejemplo hay un product manger que toma una parte de las decisiones, un arquitecto de software que toma otras en otro sitio, un diseñador que se dedica a otra cosa en un tercer lugar.

Es muy paradójico porque hoy en día hay un movimiento fuerte en contra de las reuniones de trabajo, consideradas como pérdida de tiempo y poco productivas…

Yo diría que lamentablemente las reuniones de trabajo tienen una muy mala reputación en la actualidad. Cada vez más la gente quiere reducir el tiempo dedicado a juntarse con sus compañeros. Lo que yo creo que pasa en realidad es que las reuniones tienen mala reputación porque son de mala calidad, las encaran de mala manera, no porque las reuniones en sí sean malas. Es necesario saber en qué estado está un proyecto desde los distintos lados y por otra parte, no es posible evitar encontrarte con gente, reunirte, intercambiar, simplemente no es posible.

¿Cuál sería tu sugerencia en un escenario de grupo de trabajo global?

Lo que yo asumo es que reunirse por skype ya es reunirse, ya es encontrarse. Es la segunda mejor cosa que se pueden hacer si no se puede estar juntos en un mismo espacio físico. A lo que me refiero es que muchas personas optan por un email para darle un seguimiento a un proceso que requiere de más comunicación estructurada y constante, aún si están lejos y con más razón. Las metodologías ágiles por ejemplo, Scrum por caso, contemplan una reunión diaria, es el corazón de la metodología de hecho y la comunicación se vuelve más importante incluso que cómo se programa o los bugs que puedan haber en el camino.La alternativa a una reunión diaria presencial tiene que ser al menos una reunión diaria por skype. Cada compañía tiene que encontrar el canal y la forma en la que funciona mejor. Herramientas como Mural.ly, o herramientas de Microsoft, videoconferencias, etc.

Finalmente, ¿crees que el perfil tecnológico de los equipos puede a veces atentar contra una comunicación fluida? No son perfiles que sean específicamente fanáticos de comunicar…

Yo los entiendo. Trabajo con desarrolladores y entiendo que muchos de ellos se consideren incluso “poetas” cuando programan. Pero lo importante de esto es que al menos que trabajes por tu cuenta y juegues todos los roles posibles es poco probable que no necesites feedback de alguien más, no es posible no comunicarte. En mis investigaciones también he advertido esto de “¿por qué a las personas no les gusta mi diseño o mi código? ¿Por qué no lo entienden o no lo usan o no les atrae?”. Y todo vuelve a la comunicación, siempre. Tampoco es que nací amando la comunicación pero si quieres que el trabajo se haga, tienes que hacer que funcione a este nivel también.

Crédito imagen destacada: Peru Tech Meetup – Una experiencia de StartupWeekend Lima 2014Equipo de trabajo en StartupWeekend Lima. Foto: Oscar Román

Acerca del autor

Clarisa Herrera

Clarisa Herrera Lafaille
Licenciada en Comunicación Social. Periodista especializada en marketing, tecnología y analista de medios. Docente de Periodismo y Comunicación. Investigadora de tendencias, hábitos y comportamientos sociales aplicados a negocios. Bailo Jazz. En Twitter: @theguapa