Guía Básica: Herramientas legales para startups en Colombia

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Para ser emprendedor se necesita tener una idea que solucione un problema y un equipo con el talento necesario para ejecutarla. Parte de esa ejecución efectiva es armar en el tiempo justo la estructura legal que habilite el funcionamiento de la startup.

Conceptos y pasos básicos 

Una empresa es una actividad económica organizada, es decir, un conjunto de bienes que se utilizan con un fin y que pueden responder a una persona natural o jurídica. Por otro lado, una sociedad es una persona jurídica, sujeta de obligaciones y derechos, constituida y registrada ante una Cámara de Comercio.

“Existe una concepción errada en lo que se refiere a crear una empresa y constituir una sociedad. Una cosa no necesariamente implica la otra. Uno como persona natural puede ser un empresario o comerciante mediante la inscripción en  la Cámara de Comercio. Existen otros vehículos y otras formas, dependiendo de la complejidad de cada caso, que pueden hacer que no sea necesario constituir una sociedad”, explica Natalia Barrera, asesora consultora en Derecho de TIC y propiedad intelectual.

Cuando solamente hay una idea y el desarrollo se encuentra en una etapa incipiente, lo que pueden hacer los emprendedores es vincular a las diferentes personas a través de acuerdos de intención, contratos de participación, asociación o préstamo; memorandos de entendimiento, acuerdos de socios, contratos de cuentas en participación; se trata de otra serie de herramientas que son mucho más ligeras que la de una sociedad, menos costosas y menos vinculantes.  En definitiva, son pasos previos a la organización máxima de una empresa que suele ser un vehículo societario.

Algo que les recomiendo a los emprendedores digitales es que desde el principio se debe hablar mucho y dejar por escrito todos los acuerdos entre los socios y pensar un poco qué puede suceder en el futuro, que sea un éxito o que no lo sea, dejar claramente definidas las responsabilidades”, concluye Natalia.

Ventajas de constituir una startup como sociedad

La figura societaria ofrece unas grandes ventajas como la separación matrimonial, en la que los riesgos no se corren como persona natural sino como sociedad, y en el caso de que la sociedad fracase, todas las deudas quedan al interior de la misma y no pasan al patrimonio de la persona natural.

Una segunda ventaja tiene que ver con la imagen del emprendimiento: demuestra un grado de seriedad y formalización de lo que es la idea, y seriedad en la presentación a terceros, inversionistas, proveedores, clientes, etc. Además, la figura societaria tiene una normatividad que regula tanto su administración como las relaciones entre los socios.

Natalia Barrera está de acuerdo con que “una sociedad implica una mayor organización, por lo general, y los inversionistas lo ven con mejores ojos. También porque todo el tema societario está regulado específicamente por la ley. El emprendedor,  como accionista de una sociedad, tiene toda una legislación que lo ampara y lo protege, mientras que si tiene un contrato, que es algo muy bueno y dirá una serie de cosas, puede darse a muchísimas interpretaciones”.

Lo recomendable para emprendimientos digitales es la constitución de un tipo de sociedad que se llama Sociedad por Acciones Simplificada S.A.S., “es lo más ventajoso porque es la sociedad más sencilla pero a la vez con más posibilidades para poder modificar o cambiar, no lo deja a uno atado a una camisa de fuerza como lo podrían hacer otro tipo de sociedades. Si se va a constituir una sociedad, la S.A.S. da las ventajas de una sociedad sencilla pero con las posibilidades de una sociedad muy avanzada”, remata Natalia.

Ahora bien, en Colombia la Ley 1429 de 2010, de Formalización y Generación de Empleo, les da ciertos beneficios a las pequeñas empresas –número inferior a 50 trabajadores y activos menores a 5 mil salarios mínimos- que se constituyan en este momento. Quedan exentas del impuesto a la renta durante los dos primeros años y luego será progresivo. Además, tampoco se les hará retención en la fuente ya que este es un pago anticipado del impuesto de la renta. Dicha ley también contiene algunos beneficios en el pago de parafiscales.

Los emprendedores deben tener en cuenta que la constitución de una sociedad también representa ciertas ‘cargas’ o desventajas. Si hablamos de la organización, por ejemplo, hay que tener en cuenta la contabilidad, la facturación y el Registro Único Tributario –RUT-. En las cargas administrativas no hay que olvidar los libros de actas y la renovación de la matrícula mercantil, entren otras; finalmente, en las cargas tributarias están el pago de impuestos como el IVA, el ICA y aquellos aplicables a las sociedades.

Una herramienta fundamental para los emprendedores son los acuerdos de confidencialidad. Si tienen una idea que quieren proteger lo pueden hacer a través de esta figura en la que todas las personas que tengan acceso a ella se comprometen a no utilizarla, con una penalidad en caso de divulgación. Natalia Barrera lo explica: “Es muy importante porque las ideas son de libre circulación y no están protegidas por la ley. En la etapa de desarrollo es donde la idea tiene un valor y se hace necesario protegerla”.

Propiedad intelectual de un proyecto de emprendimiento

Se refiere a todas las creaciones intelectuales que puede ser protegidas mediante mecanismos como:

1. Derechos de autor: software, diseños y toda creación intelectual expresada de alguna forma. Desde la creación las obras están protegidas por la ley pero es recomendable registrarlas ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor, sobre todo en el caso del software.

2. Patentes de invención: dan un derecho de explotación exclusiva a quienes crean productos o procedimientos que cumplan con ciertos requisitos. Solo se protegen una vez registradas ante la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC-.

3. Marcas y signos distintivos: logos, sonidos, nombres y todos los signos que identifiquen el proyecto puede ser susceptibles de registro marcario. También se protegen con el registro ante la SIC.

Natalia Barrera también hace énfasis en que para todos los emprendedores “es necesario que sean muy cuidadosos en el cumplimiento de normas de derecho de autor y en el manejo adecuado y respeto de la propiedad intelectual de terceros (uso de contenido, fotografías, obras musicales, etc.), para las que siempre deben solicitar autorización o respectiva licencia”.

También se hace necesario tener en cuenta nuevas normatividades que se han configurado en Colombia como la Ley de Protección de Datos Personales y la Ley de Protección al Consumidor, que incluye una regulación específica para compras online. Para el desarrollo de proyectos online se hace necesario redactar muy bien los términos y condiciones de los sitios web, de tal forma que respeten estas normatividades.

Llegamos a tener el servicio de constitución de sociedades en línea y por temas tributarios retrocedimos y seguimos muy apegados a los trámites, a pesar de que ya existen normativas como la Ley Antitrámites. Sin embargo, los temas tributarios todavía ralentizan mucho la parte administrativa de una empresa”, finaliza Natalia.

Muchas veces los emprendedores se quejan de que no existen servicios gratuitos de asesoría y guía sobre temas tributarios, de creación de empresas, de derechos de autor y propiedad intelectual, entre otros, pero existen entidades como Bogotá Emprende o el Servicio Nacional de Aprendizaje –SENA-,  que cuentan con estas ayudas de forma gratuita.