La ilusión del “Gerente Email”

Email sending

Llegas al trabajo temprano, abres tu bandeja de entrada y encuentras una gran cantidad de mensajes que debes atender. Vas uno por uno revisando los mensajes y atendiendo los más importantes, en medio de reuniones se complica aún más la tarea porque mientras estás reunido te llegan 15 o 20 correos más. Al final del día, cuando los clientes y compañeros de trabajo se han ido, finalmente tienes un poco de paz para… ¿adivina qué? ¡Exacto! para seguir respondiendo emails. ¿Les ha pasado? Pues lo confieso, a mí sí, y precisamente considero que esa terrible adicción por dejar el inbox en cero puede resultar dañina para tu rendimiento, estilo de vida, tiempo familiar y sí, incluso para la propia empresa para la cual te esfuerzas al contestar tantos mensajes.

Cada vez, los casos de “Gerentes Email” son más frecuentes, y bueno ¿cuál es el problema? Veamos un ejemplo:

Supongamos que eres Gerente de una empresa y tienes 5 proyectos a largo plazo que son cruciales, nadie más que tu mismo te va a presionar por hacerlos, pero sabes que son lo que hay que hacer para que tu empresa de un próximo salto o para lograr algo importante. Pues bien, como sólo tú sabes eso, nadie te va a estar escribiendo emails para hacer esa tarea que es crítica para la empresa. Por el contrario, vas a recibir muchos mensajes con asuntos rápidos de contestar, otros que requieren de alguna decisión o investigación de 2o o 40 minutos (algunos urgentes y otros no), vas a recibir notificaciones de todas tus redes sociales, mucho spam, una que otra broma, y te van a enviar copia de muchos mensajes de cosas que ya delegaste.

Con este escenario, el “Gerente Email” posiblemente use todas sus horas laborales (y extralaborales) leyendo cada uno de los mensajes, borrando los innecesarios, y contestando uno por uno, el objetivo de este gerente es dejar el inbox en cero. Al final logró revisar todas las notificaciones de sus redes sociales, bromas, eliminó el spam, se enteró de cómo va todo aquello que había delegado, se va a la casa feliz porque dejó su bandeja de entrada vacía. Pero ¿qué pasó con aquellos 5 proyectos críticos a largo plazo? Pues nada, no pudieron avanzar hoy porque hubo muchas cosas que atender. ¿Y adivinen qué? Al llegar a la casa ya tenía 5 correos más en su bandeja.

Los gerentes que han visto los riesgos en esta forma de organización han ido aprendiendo a despreocuparse por el reto de dejar el inbox en cero. Utilizan metodologías como GTD (Getting things done), para priorizar sus tareas (estamos claros que GTD también se puede aplicar usando la bandeja de entrada como una lista de tareas, pero acá el enfoque es mucho más inteligente en cuanto a la organización y uso del email). Este otro tipo de gerentes -por ejemplo quienes aplican GTD- asignan un tiempo específico para revisar sus mensajes, hacen un scaneo rápido de subjects y dejan intencionalmente sin leer muchos de ellos. Responden rápidamente todo aquello que tome menos de 2 minutos, pero después viene la gran diferencia: Se organizan las tareas, se hacen las verdaderamente importantes, y al final del día, quizás quedaron muchos correos sin siquiera haberse leído, algunos otros sí se leyeron pero no se respondieron porque fueron pospuestos según la lista de prioridades, ¿y los proyectos críticos a largo plazo? Este tipo de gerente sí pudo avanzarlos, al final del día se marcha a su casa con una bandeja de entrada llena de información esperando ser atendida, pero su empresa se acercó a lo que realmente se necesitaba.

¿Por qué es difícil lidiar con el Inbox?

Es claro que a todas las personas nos molesta tener asuntos pendientes, en el pasado (o todavía en algunas organizaciones) habían pilas de papeles sobre los escritorios, y desde luego esto no es bonito para nadie. Siempre buscamos la sensación de tener todo ordenado, de responder todo aquello que ocupaba una respuesta de nuestra parte, etc. Mentalmente es refrescante (debo confesar que tengo nostalgia del inbox en cero), pero cuando te das cuenta que se pasan tus días sólo respondiendo correos, mientras se te van quedando atascadas esas tareas de gran importancia (usualmente proyectos a largo plazo y que son críticos), pues es claro que es mucho mejor lo contrario, regresar a la casa con la sensación de haber avanzado en lo importante, y aprender a convivir con algunos mensajes sin leer o responder en tu bandeja si estos pueden esperar.

El éxito de tu empresa o de tu actividad gerencial no puede ser nunca medida por la cantidad de correos que respondiste, ni en el promedio de correos que quedan en tu bandeja de entrada al terminar el día. No es un gerente malo aquel que deja algunos mensajes sin leer al final del día si no son prioridad, más aún si esto se dio porque tal como es debido, estuvo haciendo aquellos proyectos importantes que nadie nunca le pidió en un email, pero que son la verdadera razón de su trabajo.

¿Cuál es el objetivo de tu Startup u organización? ¿Estás trabajando de acuerdo a un plan de acción para intencionalmente alcanzar esos objetivos, o te la pasas todo el día contestando lo que va surgiendo aunque esto te atrase en lo verdaderamente importante sólo por buscar esa placentera ilusión de dejar el inbox en cero?

Acerca del autor

Ricardo Arce

Emprendedor de las agencias web @igdonline (CEO) y @quazarcr, en Costa Rica. Formación en Gestión de la Innovación Orientada al Mercado (Unisersität Leipzig, 2011), Bach y Maestría en Informática (UCR) y Adm. de Empresas (UNED). Ha sido Director de la Carrera "Desarrollo de Sitios Web" (UCreativa, 2008) Profesor de Comercio Electrónico (UNA, 2005). Expositor en i4is, DrupalCamp y Seminario Transcyberiano, entre otros. Co-Organizador de @BarcampCR. Twitter: @jrarce