Tareas y proyectos en orden = tiempo suficiente para vivir y crear

¿Se te hace familiar la expresión “multitasking”?. Creo que muy pocos se escapan al ritmo enloquecedor y envolvente de esta época: madres, estudiantes, gerentes, creativos, doctores… hasta los jubilados siempre tienen diversas actividades para desarrollar en su semana y la memoria ya no alcanza para ordenar el tiempo.

Listas de tareas pendientes en papelitos sueltos pegados en la nevera o en el espejo; hojas de cálculo y documentos creados para enumerar actividades; etiquetas de todos los colores en el correo electrónico para “organizar” temáticamente lo que se ha hecho y se debe hacer; recordatorios en el celular o contacto permanente con la secretaria. Todos estos mecanismos, tradicionales o modernos, se convierten en algunos casos en algo insuficiente para organizar el tiempo y cumplir con las tareas que nos vamos trazando día a día.

La cura parece peor que la enfermedad: tratar de organizar listas de tareas dispersas y a través en diversos dispositivos puede ser más dispendioso que el cumplimiento de las mismas. La presión de tener tanto por hacer y no saber administrarlo es cotidiana no sólo para presidentes de grandes compañías: madres de familia y personas jubiladas que confunden su clase de yoga con el almuerzo familiar, estudiantes que no saben si el ensayo es para esta lo semana siguiente, publicistas que confunden su proyecto personal con el de la agencia. El reto de no perder de vista ninguna tarea o evento es pan de cada día.

Ordenar el tiempo es hoy una necesidad transversal a diversos personas y es por ello que hoy les cuento sobre algunas herramientas disponibles para que la administración de tareas y proyectos no sea una acción exclusiva para unos pocos.

Las herramientas para adminsitración de proyectos y tareas nos sirven para:

  • Optimizar el tiempo, lograr cumpliento de tareas y gestionar proyectos de forma amigable y cotidiana.
  • Mejorar la comunicación entre las personas inmersas en un contexto o proyecto.
  • Aumentar la productividad de una persona o equipo de trabajo.
  • Mejorar la calidad productos finales y asímismo satisfacer al cliente.

Existen variadas alternativas en cuanto a herramientas de gestión de proyectos en línea. Sin duda una las más populares es Basecamp. Existen otras alternativas libres u OpenSource como Collabtive. Ambas representan para el usuario buenas opciones para organizar sus tareas, proyectos y tiempos, de forma individual y colectiva. Como de las anteriores ya tenemos bastante información quiero probar tres herramientas un poco más desconocidas para contarles cómo me va:

Remember The Milk

Esta herramienta sirve para gestionar tareas fácilmente. Su interfaz es intuitiva y a través de atajos de teclado permite administrar las tareas de forma rápida.

Si se usa Remember The Milk En el correo electrónico y a través de mensajería instantánea de sevicios como Google Talk, MSN, Skype, Yahoo y otros, se pueden recibir los recordatorios. Igual desde el correo y dispositivos móviles se pueden crear tareas.

RTM permite también asignar una ubicación en el mapa para visualizar dónde realizan las tareas geográficamente. Para alguien que debe desplazarse continuamente esta función se me hace muy amigable y útil para optimizar tiempos de desplazamiento. Se pueden crear listas, dejar etiquetas en las tareas, realizar anotaciones y visualizar las actividades a manera de nube. Es posible compartir, enviar, recordar y hacer públicas las tareas para listas de contacto a través de redes sociales.

RTM deja trabajar sin conexión a Internet e invita todos los martes a leer en blog trucos y consejos para optimizar cada vez más el uso y aprovechamiento de la herramienta.

Nozbe

Mientras que el anterior servicio se me hace más casero y sencillo, el de Nozbe es un poco más avanzado en cuanto a funcionalidades, un poco más complejo además. Se puede acceder a él pagando mensualmente: Negocios US $99.95 por 30 hasta usuarios, Equipo US $49.95 por 20 usuarios, Familiar por US $19.95 por 5 usuarios y por una cuenta individual US $9.95. Muy importante: es posible probar por 60 días gratuitamente y luego decidir si pagar o ir a otro lado.

Nozbe permite agregar tareas y notas incluso importándolas desde otros programas. Se pueden crear proyectos tener así la información un poco más estructurada. Propone pensar en “tareas siguientes” y no en todo al mismo tiempo. Deja organizar actividades según contextos: Hogar, Oficina, Teléfono, Internet.

Es valiosa la función de adjuntar archivos a los proyectos para con ello tener relacioanada la información sin muchos clicks de distancia. Provee un calendario para programar y visualizar citas y eventos; éste se puede además sincronizar el calendario de Google.

Trabajar en equipo es posible en este servicio: editar, reordenar y agregar tareas a los proyectos, que a su vez se pueden administrar conjuntamente con otros integrantes del equipo. La plataforma se puede personalizar con el logotipo de la empresa y se puede gestionar con el dominio.

Para los nuevos usuarios Nozbe es bastante didáctico: muestra algunos videos cortos de 5 minutos de duración que enseñan a organizar el tiempo y tareas en esta herramienta.

Vitalist

Cualquier persona puede gratuitamente acceder al servicio de Vitalist. Es un administrador de tareas básico y amigable del cual existen versiones premium con valores de $5 y $10 dólares mensuales. Esta herramienta es actualizada periódicamente por lo cual se considera siempre en “fase beta”: la evolución no para.

Es una plataforma que al igual que Remember The Milk permite trabajar sin conexión a Internet pero solamente en sus versiones de pago. Resalto que su entorno para administrar actividades se asemaja bastante al del correo electrónico, por lo cual puede ser de fácil manejo para personas con conocimientos básicos.

Vitalist puede entregarnos diariamente actualización o resumen de las tareas y permite utilizar atajos de teclado para gestionar la información. También, como en otros servicios, se puede realizar adición o edición de tareas desde dispositivos móviles.

Bondades y pecados de las herramientas revisadas

Lo bueno: Es una democrática alternativa que algunos de los servicios sean de no pago, es justo que haya paquetes que se puedan pagar según necesidades de los usuarios. El punto intermedio de poder probar antes de pagar por un servicio de un año se me hace una posibilidad bastante sensata.

Lo regular: Ninguna de estas tres herramientas habla claramente sobre el tema de seguridad, sobre los sistemas o estrategias de protección de los datos que los usuarios comparten en su gestión de proyectos. Este se me hace un tema prioritario que no debería ser tan ligeramente pasado de largo por este tipo de servicios y mucho menos por los usuarios que decidan utilizarlos.

Lo transversal: En general todas las herramientas exploradas permiten:

  • Organizar tareas y proyectos.
  • Comunicar ideas a otros contactos.
  • Compartir archivos.
  • Administrar el tiempo de forma eficaz.

Lo útil: Si bien no nos resuelven la vida, estas herramientas pueden ser bastante útiles cuando se trata de aportar a la transformación de algunos hábitos cotidianos en los que invertimos más esfuerzos y tiempos de lo que realmente se necesita. He aquí las razones por las que considero que estas herramientas para administración de tareas y proyectos pueden ser útiles:

  • Recursos: Que en Internet además de herramientas específicas para diversas profesiones o gustos aparezcan cada vez más recursos que nos hacen más amable la vida cotidiana, el día a día, es una buena noticia. Internet no es sólo para especialistas, puede brindarnos recursos amigables y sencillos que ayudan a ordenar y aprovechar mejor nuestro tiempo en este planeta.
  • Colaboración: No estamos solos. Estas herramientas son importantes en la medida que ponen a disposición de los usuarios alternativas para compartir información clara y oportuna sobre la gestión de tareas colectivas. Muchos pueden agregar su granito de arena a una idea, actividad o proyecto para hacerla fuerte y eficiente.
  • Programación: Con la administración de tareas y proyectos no dejamos pasar de largo lo importante, cuando es importante y entre las personas acertadas. La cultura de la planeación no es fácil de adquirir, pero cuando se logra enfrentar cada tarea con responsabilidad y oportunidad, cuando se realiza un seguimiento juicioso a los proyectos, los resultados pueden ser muy positivos y sorprendentes.

En suma, encontramos que algunas plataformas para administrar proyectos y tareas son libres, de no cobro. Otras cobran a través de paquetes definidos según necesidades de personas o grupos. Todas se parecen pero suelen tener unos rasgos distintivos tanto en concepto, como en entorno visual y funcionamiento. Cada persona o equipo tiene ahora la tarea, una adicional, de evaluar qué plataforma le viene mejor a sus ritmos de trabajo, cantidad de proyectos y personas involucradas. Es un paso que hay que dar para:

  • Aprovechar recursos disponibles en Internet.
  • Desarrollar proyectos de forma colaborativa.
  • Programar los tiempos con eficacia y atención en lo verdaderamente importante.

Acerca del autor

maritzasanchez

Soy Comunicadora Social - Periodista colombiana. Paso buena parte del tiempo recorriendo Internet, jugando y aprendiendo sobre procesos de comunicación y alfabetización digital, interacción y construcción colaborativa de conocimiento y cultura. Soy Editora en Jefe de Pulso Social y Asociada en PR & On line Communications de Socialatom Group, Asistente de investigaciones y comunicaciones de Fundación Karisma y Colaboradora de Creative Commons Colombia. Soy @coloresmari en Twitter [ http://www.twitter.com/coloresmari ] y mi blog es http://www.detodosloscolores.com .

  • Faltó el bastante completo y simple, Toodledo.